VARIO SOFTWARE ERFAHRUNGEN

Situation vor Vario

Erfahrungsberichte 

Viele unserer Kunden haben klein angefangen. Erste Verkäufe, Adressdaten und Bestellstatus wurde in einer Excel-Tabelle gepflegt. Hier konnte man mit verschiedenen Farben den Abschluss eines Verkaufes, aber auch Problemfälle mit rot darstellen. Diese Variante kam bei den meisten, wie auch uns an die Grenzen. Man suchte also nach einem System, wo man Adressen und die dazugehörigen Verkäufe eingeben konnte oder im Idealfall aus dem angebundenen Onlineshop importieren konnte. Je nach Budget fand man Gratis-Systeme mit eingeschränkter Funktionsweise oder Enterprise-Software, bei welcher die Anschaffung schnell mal den Wert eines Kleinwagens erreichte. Es gab Warenwirtschaftssysteme integriert im Shop-System, da die Hersteller auch in diesem Bereich mitspielen wollten. Da aber die Erfahrungen zu einer Warenwirtschaft fehlten, fehlten natürlich auch zahlreiche Funktionen, die erst von Null an entwickelt werden mussten. Einige unserer Kunden hatten eigene Systeme entwickelt, die aber Unmengen an Entwicklungskosten verschlangen, weil immer wieder neue Funktionen eingebunden werden mussten. Sei es um den Ablauf im Unternehmen durch Expansion zu verbessern, aber auch rechtliche und steuerliche Vorgaben, welche neue Felder, neue Funktionen verlangten.

Einige Kunden hatten bereits eine Warenwirtschaft und einen Onlineshop, hatten hier auch viel Geld investiert. Das größte Problem war jedoch die Synchronisation zwischen beiden. "Als ich 2008 selbst nach einer Warenwirtschaft suchte, die neben der Onlineshop Synchronisation auch den Abgleich zur lokalen Kasse haben sollte, war ich bei einem ortsansässigen Microsoft Vertreter, sowie einem Sage-Anbieter. Beide teilten mir damals mit, sowas gibt es noch nicht bei uns. Kommen Sie in ein paar Jahren nochmal wieder. Kurze Zeit später nutze ich Vario, die alle 3 System (Onlineshop, Warenwirtschaft und Kasse) in Echtzeit synchronisieren konnten." Hiermit ist Vario noch bis heute eines der führenden Systeme, von welchem sich andere die Funktionsweise kopierten.

Anforderungen an Vario

Vergleich mit anderen Systemen

Viele unserer Kunden fragte ich natürlich nach den Anforderungen an eine neue Warenwirtschaft und konnte aus meinen Erfahrungen mit Vario berichten. Wir erfuhren von Problemen in den Unternehmen unserer Kunden und zeigten bereits in den Vorgesprächen, wie Vario dies löst. Es ging mit banalen Problemen wie Verknüpfung von Adressen mit Verkäufen und wiederum mit der Verknüpfung zu Artikeln und den dazugehörigen Lieferanten. So konnte man mit wenigen Klicks mangelhafte Ware beim richtigen Lieferanten reklamieren und dem Kunden Ersatz aus anderen Chargen senden.

Es gab natürlich auch Anforderungen an eine integrierte Buchhaltung bzw. Informationen unserer Kunden, dass sie hier zusätzlich Drittsysteme wie Datev, etc. nutzen. Aus eigenen Erfahrungen war hier dass Problem, dass Steuerberater bei Unternehmen mit Onlineshops jeden Verkauf einzeln buchen mussten, was deren Kosten schnell in die Höhe trieb. Hier hat Vario ein einfaches, aber geniales Buchungssystem entwickelt, welches dem Steuerberater die komplette Kontierung aller Vorgänge abnimmt. Am Monatsende werden die Daten aus der Vario Software mit wenigen Klicks an das Steuerbüro gesendet, welcher es durch Datev-konforme Aufbereitung in sein System einlesen kann.

Erster Kontakt mit Vario

Gratisvorführung der ERP Software

Unsere Kunden brauchten nicht lange zu fragen, auf Wunsch haben wir noch im ersten Gespräch Funktionen aus Vario vorgeführt und für staunende Blicke gesorgt. Schnell war klar, viele unserer Kunden wollten eine umfängliche Vorführung der ERP Software Vario haben. Termine wurden gemacht und die Begeisterung von Lösungen zu Unternehmensproblemen nahmen nicht ab. "Kann Vario auch ... " . Natürlich konnten wir viele Fragen mit Ja beantworten. Mein persönlicher Erstkontakt war mit dem noch heute bei Vario tätigen Hr. Büsch. Sympathisch und Vario bis ins Detail kennend ist er genau der Richtige gewesen, um auch unsere Probleme lösen zu können. Er blühte damals genauso bei der Vorführung uns gegenüber auf, wie wir es heute tun. Ein Satz von ihm übernehme wir gerne auch in unseren Vorführungen, was die Ehrlichkeit des Unternehmens darstellt. "Vario kann nicht 100% Ihrer Probleme lösen, vielleicht nur 90 oder 95%. Aber mit diesen 95% gewinnen Sie soviel neue Zeit, um die restlichen 5% ohne Vario lösen zu können". Soll heißen und dem ist auch so, dass viele Vorgänge im Unternehmen automatisiert werden. Hier waren früher vielleicht viele Stunden nötig und werden nun mit einigen Klicks durchgeführt. Allen voran die Stapel-Belegbearbeitung, z.B. von Onlineshop-Bestellungen: alle Bestellungen, die bezahlt sind und bei den die bestellte Ware auf Lager ist, soll Vario die Lieferscheine, Rechnungen und Paketscheine in einem Vorgang drucken. "Hier erinnere ich mich selbst noch dran, wie wir hier vorher Auftrag für Auftrag bearbeitet und gedruckt haben und in der Weihnachtszeit hunderte von Bestellungen in Kürze abgeschlossen waren. Hier kam der Drucker kaum hinterher, aber dass ist ein anderes Thema."

Der GRATIS-Start mit Vario

Migration von Alten Daten

Die Entscheidung ist gefallen: Die Vario Warenwirtschaft Software wird angeschafft, aber wie geht es nun genau los, wo fängt man an. Grundsätzlich war klar,  unserer Kunden brauchten eine Installation in einer Cloud statt auf lokalen PCs. Hier konnten Mitarbeiter die ersten Erfahrungen mit Vario sammeln, erste Daten eingeben und parallel konnten wir mit der Migration der vorhanden Daten, sowie der Anbindung an externe Plattformen wie Amazon oder dem Onlineshop starten. Artikeldaten aus bisherigen Systemen können wir genauso übernehmen wie vorhandene Kunden- und Lieferantenadressen. Mit sogenannten Einrichtungsmodulen lassen sich komplette Onlineshop-Strukturen mit wenigen Klicks in Vario integrieren und bilden so die Basis für einen schnellen Start.

Warum starten die Kunden bei uns mit Vario?

Neben zahlreichen Agenturen und Vertriebspartnern von Vario erhalten unsere Kunden eine fertig installierte Vollversion von Vario auf einer Cloud und können dies 2 Monate umfänglich testen.

Und das ganze GRATIS. Keine Installationskosten, keine Einrichtungskosten, keine monatlichen Gebühren.

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